09 abr DOit – O programa que melhorou a produtividade do escritório de arquitetura
O software de gestão foi desenvolvido no Brasil, adaptado à realidade e às necessidades das micro, pequenas e médias empresas brasileiras, o módulo de projetos foi desenvolvido com foco em escritórios de arquitetura, embora seja aplicável a qualquer empresa, especialmente no segmento de serviços. Veja algumas funcionalidades do programa e entenda por que melhorou a produtividade do escritório de arquitetura:
O emprego da tecnologia no escritório de arquitetura
Geralmente, no início, um escritório trabalha com projetos e obras de pequeno e médio porte. Mesmo com bons clientes, o grupo de colaboradores precisa ser variável, que possam ser acionados conforme vão entrando os projetos.
Uma das dificuldades na área administrativa costuma ser para encontrar um software de prateleira que permitisse gerenciar a agenda, cadastro de clientes e de fornecedores, cobranças, contas a pagar, bancos, etc. Além disso, é preciso também disponibilizar um front-desk que se relaciona com o cliente num nível tecnológico compatível com os recursos que é usado para o desenvolvimento e apresentação dos projetos.
A escolha do DOit fez toda a diferença para mim
Nesse cenário, o Do It atendeu bem às necessidades, especialmente em termos de custo, facilidade e confiabilidade. Ele funciona em nuvem, de modo que não é preciso preocupar-se com hospedagem de dados, servidor, suporte, segurança e integridade dos dados. Pode ser acessado de um desktop, tablet ou celular e ainda permite variar o número de acessos contratados conforme a necessidade, ajustando ao volume de trabalho do escritório.
O DOit Básico
Existe o pacote básico, para resolver os problemas administrativos do escritório, com ele é possível gerenciar um aumento no volume de contratos sem ter que reforçar o administrativo.
Faturamento e Financeiro
Utiliza-se estes dois módulos para fazer o controle financeiro, fluxo de caixa e relatórios, controle de bancos, contas a pagar e contas a receber, emitir boletos bancários e notas fiscais eletrônicas.
Consegue emitir relatórios por projeto, por cliente e por fornecedor, agora é possível saber rapidamente qual a situação do escritório.
Agenda
Controla os compromissos, compartilha agenda e tarefas da equipe, marcação de reuniões, férias, atividades no escritório. etc.
Cadastro listas e e-mail
Mantém um banco de dados detalhado com o cadastro de clientes, colaboradores e fornecedores, comporta fotos, arquivos anexos, e permite associar os dados financeiros e de eventos dos projetos aos clientes.
É possível, ainda, criar grupos de contato, listas de clientes e de fornecedores para cotações, enviar mensagens de caráter geral e implementar uma newsletter.
O DOit Projetos
Foi desenvolvido originalmente para escritórios de arquitetura e permite apropriar todos os custos e receitas associados a um determinado projeto.
As receitas são as etapas de projeto, taxas de administração, reservas técnicas, horas extras, e reembolso de despesas. O custo é todo o débito que é lançado no financeiro da empresa e apropriado ao projeto, assim como toda a carga horária da equipe alocada ao projeto.
Controle de despesas e de horas trabalhadas
Além da integração com os módulos financeiro e de faturamento, que permitiu atribuir receitas e despesas a cada projeto, o DOit Projetos gerencia o time sheet com as horas trabalhadas por cada um dos colaboradores atribuídas a cada projeto.
A qualquer momento é possível saber os custos reais de cada projeto, quais as despesas incorridas, inclusive referentes ao trabalho dos colaboradores, o que o torna um instrumento valioso para manter as despesas dos projetos sob controle.
A integração com o módulo financeiro também possibilita o envio de mensagens, faturas e cobrança para cada projeto.
Eficiência e rentabilidade
Com a adoção do DOit Projetos é possível expandir a equipe de colaboradores envolvidos em diversos projetos sem necessidade de ampliar a equipe administrativa, mantendo o controle sobre os custos dos projetos e, principalmente, sobre o número de horas alocadas a cada projeto. Isso permiti uma resposta rápida a um momento de aumento da demanda dos escritórios, sem comprometer a qualidade dos serviços e sem perder a eficiência na alocação dos colaboradores e rentabilidade.
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